Руководство пользователя ПО «Карбонстат»

1. Начало работы

1.1. Требования к рабочему месту

Установка программного обеспечения не требуется. Необходим компьютер или планшет с веб-браузером актуальной версии (Яндекс Браузер, Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari) и доступом в сеть Интернет. Полный перечень требований приведён в описании функциональных характеристик.

1.2. Регистрация

1. Откройте приложение. Перейдите по адресу app.carbonstat.ru и выберите «Регистрация».
2. Заполните данные. Укажите имя, адрес электронной почты и пароль. Адрес электронной почты используется как логин и для восстановления доступа.
3. Подтвердите адрес. На указанную почту придёт письмо со ссылкой подтверждения. До подтверждения работа возможна, но часть уведомлений не отправляется.
4. Пройдите обучающий тур. При первом входе сервис предложит короткий тур по разделам. Тур можно закрыть и запустить позже из раздела «Аккаунт».

При регистрации организации автоматически назначается тарифный план «Пробный». Условия планов описаны на странице «Тарифы».

1.3. Вход по приглашению

Если вас пригласил администратор организации, вы получите письмо с токеном приглашения. На экране входа выберите «У меня есть приглашение», введите токен и задайте пароль — учётная запись будет создана сразу в нужной организации с назначенной вам ролью.

1.4. Восстановление пароля

На экране входа выберите «Забыли пароль», укажите адрес электронной почты. На него придёт письмо со ссылкой для установки нового пароля. Ссылка действует ограниченное время; при истечении срока запросите её повторно.

2. Интерфейс и навигация

Рабочая область состоит из бокового меню разделов, верхней панели (имя пользователя, текущая организация, выход) и основной области экрана.

Меню разделено на две группы. Первая — основной маршрут подготовки отчёта, он же отображается индикатором прогресса в верхней части экрана:

Вторая группа — сервисные разделы: «Факторы», «Команда», «Интеграции», «Поставщики», «Поддержка», «Аккаунт». Раздел «Админ-панель» доступен только администратору платформы и в работе организации не используется.

Если вы состоите в нескольких организациях, переключатель организаций находится в верхней панели рядом с именем пользователя. Все данные разделов относятся к выбранной организации.

3. Раздел «Организация»

Раздел содержит реквизиты организации, от которых зависит расчёт и содержание отчёта.

3.1. Заполнение реквизитов

• Наименование — используется в шапке отчётных форм;
• ИНН — используется в отчётных формах и при выгрузке XML;
• Регион — субъект РФ осуществления деятельности. Начните вводить название, выберите значение из списка.

Изменения сохраняются кнопкой сохранения; результат подтверждается уведомлением.

3.2. Настройка раздельного утверждения

Администратор организации может включить требование раздельного утверждения отчётов. При включённой настройке пользователь, сформировавший отчёт, не может сам утвердить его — потребуется действие другого сотрудника с ролью проверяющего или администратора. Настройка применяется ко всем последующим отчётам организации.

3.3. Несколько организаций

Один пользователь может вести учёт по нескольким организациям — например, по группе юридических лиц. Организации не имеют общих данных: источники, расчёты, отчёты и коэффициенты хранятся раздельно.

4. Раздел «Импорт данных»

Основной способ ввода данных о хозяйственной деятельности. Поддерживается загрузка файла и вставка таблицы текстом.

4.1. Требования к данным

Файл формата CSV или XLSX должен содержать колонки: наименование ресурса, количество, единица измерения, период. Заголовки колонок распознаются автоматически, порядок колонок значения не имеет. Примеры распознаваемых ресурсов: природный газ, дизельное топливо, бензин, уголь, электроэнергия, тепловая энергия.

4.2. Порядок загрузки

1. Выберите способ. Загрузите файл кнопкой выбора файла либо вставьте таблицу текстом в поле ввода.
2. Проверьте предварительный просмотр. Сервис покажет распознанные строки: ресурс, количество, единицу, период и предполагаемый Scope. Строки с ошибками распознавания подсвечиваются.
3. Подтвердите импорт. После подтверждения строки сохраняются, выбросы рассчитываются автоматически.
4. Оцените результат. На экране появится сводка: число загруженных строк, суммарные выбросы, перечень строк, потребовавших внимания.

Если данных для загрузки пока нет, воспользуйтесь кнопкой заполнения примером данных — сервис создаст демонстрационный набор, чтобы ознакомиться с работой расчёта и отчётов. Демонстрационные строки можно затем не включать в отчёт.

4.3. Повторная загрузка и исправление

Повторный импорт не заменяет ранее загруженные данные, а добавляет новые строки расчёта. Ошибочно загруженные строки исключаются из отчёта на этапе его формирования. Такой порядок сохраняет полный аудиторский след: ни одно исходное значение не удаляется бесследно.

5. Раздел «Расчёт»

Раздел предназначен для быстрой проверки расчёта по отдельному ресурсу без загрузки массива данных.

5.1. Одиночный расчёт

Укажите ресурс, количество и единицу измерения — сервис покажет: массу выбросов в тоннах CO₂-эквивалента, применённый коэффициент, его источник (нормативный акт, пункт, таблица), категорию Scope и статус методологической проверки коэффициента.

5.2. Как читать результат

• Значение в тCO₂e — масса выбросов, приведённая к эквиваленту диоксида углерода;
• Применённый коэффициент — конкретное значение с единицей измерения и ссылкой на источник;
• Область охвата (Scope) — определяется автоматически по типу ресурса;
• Предупреждения — например, о применении общероссийского коэффициента вместо регионального либо о том, что коэффициент ожидает подтверждения методологом.

Одиночный расчёт носит проверочный характер и не включается в отчётность. В отчёт попадают данные, загруженные в разделе «Импорт данных».

6. Раздел «Факторы»

Справочник коэффициентов выбросов, применяемых в расчётах. Для каждого коэффициента отображаются: наименование ресурса, значение, единица измерения, методология, регион, период применимости, источник и статус проверки.

6.1. Статусы коэффициентов

6.2. Поиск и фильтрация

Доступны поиск по наименованию и фильтрация по статусу. Используйте раздел, чтобы заранее проверить, какие коэффициенты будут применены к вашим ресурсам.

6.3. Порядок подбора коэффициента

При расчёте коэффициент подбирается автоматически по совокупности признаков: методология (обязательный или добровольный контур), регион, год применимости, категория источника. Приоритет отдаётся региональному коэффициенту; при его отсутствии применяется общероссийский, о чём сообщается в результате расчёта.

Раздел доступен администратору организации. Значения системных коэффициентов изменению пользователем не подлежат — они соответствуют официальным источникам. Вопросы по методологии направляйте через раздел «Поддержка».

7. Раздел «Отчёты»

Раздел предназначен для формирования, внутренней проверки и выгрузки отчётности.

7.1. Формирование отчёта

1. Нажмите «Сформировать новый отчёт». Откроется пошаговый мастер.
2. Выберите шаблон. Доступны формы: отчёт по постановлению № 707 (296-ФЗ), раскрытие Банка России, сведения по 219-ФЗ, отчёт по ГОСТ Р ИСО 14064-1.
3. Задайте отчётный период. В отчёт включаются данные, относящиеся к выбранному периоду.
4. Проверьте состав данных. Мастер покажет включаемые строки и итоговые суммы по областям охвата; при отсутствии данных за период появится предупреждение.
5. Сохраните отчёт. Отчёт создаётся в статусе «Черновик».

7.2. Статусы отчёта

7.3. Порядок проверки и утверждения

Автор переводит отчёт в статус «На проверке». Проверяющий либо утверждает его («Готов к экспорту»), либо возвращает («На доработке») с указанием замечаний. Если в разделе «Организация» включено раздельное утверждение, утвердить отчёт может только сотрудник, отличный от автора.

7.4. Выгрузка

Для отчёта в статусе «Готов к экспорту» доступны форматы:

• XML — машиночитаемая выгрузка для представления в информационные системы;
• XLSX — табличная форма для работы и проверки;
• PDF — печатная форма с расшифровкой расчёта.

Выгрузка содержит расшифровку: по каждой позиции указаны исходное значение, применённый коэффициент и его источник. После первой выгрузки отчёт получает статус «Экспортирован».

7.5. Контроль сроков

Для отчётов по форме № 707 рядом с отчётом отображается установленный срок представления и количество оставшихся дней. Регулируемые организации представляют отчёт до 1 июля года, следующего за отчётным. На адрес электронной почты направляются напоминания о приближении срока. Отображаемый срок носит справочный характер.

8. Раздел «Команда»

8.1. Роли и права

8.2. Приглашение сотрудника

1. Откройте «Команда» → «Пригласить участника». Действие доступно администратору организации.
2. Укажите адрес электронной почты и роль. Роль можно изменить позднее.
3. Передайте приглашение. Сервис направит письмо с токеном приглашения; при необходимости токен можно передать сотруднику самостоятельно.
4. Дождитесь принятия. После регистрации по приглашению сотрудник появится в списке участников.

Число участников ограничено тарифным планом. При достижении лимита сервис сообщит об этом при попытке пригласить нового сотрудника.

9. Раздел «Интеграции»

Раздел предназначен для подключения учётных систем: «1С» и систем электронного документооборота (Диадок, СБИС, Контур). После подключения документы и операционные данные поступают в сервис автоматически и используются при расчёте.

Для подключения потребуются параметры доступа, предоставляемые вашей учётной системой или оператором ЭДО. Порядок получения параметров зависит от системы — при необходимости обратитесь в поддержку, специалисты помогут с настройкой.

До ввода реальных параметров доступа интеграции работают в демонстрационном режиме: сервис показывает состав и формат поступающих данных на демонстрационном наборе, не обращаясь к внешним системам.

10. Раздел «Поставщики»

Раздел предназначен для сбора данных об углеродном следе от контрагентов (Scope 3).

1. Добавьте поставщика. Укажите наименование и адрес электронной почты контактного лица.
2. Направьте запрос. Сервис сформирует персональную защищённую ссылку на форму заполнения.
3. Дождитесь заполнения. Поставщик вносит данные по ссылке без регистрации в сервисе; доступа к прочим данным вашей организации он не получает.
4. Проверьте и учтите данные. Полученные сведения отображаются в разделе и учитываются при расчёте Scope 3.

Расчёт Scope 3 выполняется в объёме закупочной деятельности и данных, полученных от поставщиков (Scope 3-lite). Полный нормативный охват Scope 3 требует подтверждения методологом.

11. Раздел «Аккаунт»

Настройки учётной записи пользователя: изменение пароля, подтверждение адреса электронной почты, повторный запуск обучающего тура, выход из сервиса.

Рекомендуется использовать пароль длиной не менее 12 символов, не совпадающий с паролями от других сервисов. Пароли хранятся в сервисе в виде необратимых криптографических хеш-значений.

12. Раздел «Поддержка»

Раздел предназначен для обращений по работе сервиса и вопросам методологии. Создайте обращение, опишите вопрос, при необходимости приложите файл. Переписка ведётся внутри раздела, уведомления об ответах направляются на адрес электронной почты.

Обращение имеет статус: «Открыто», «В работе», «Закрыто».

Альтернативный канал — электронная почта hello@carbonstat.ru. Поддержка оказывается на русском языке в рабочие дни с 9:00 до 18:00 по московскому времени.

13. Типовые ситуации